コピー機の業務用機種とは？家庭用との違いから使い方まで詳しく解説

税理士事務所や弁護士事務所などの士業事務所を運営していると、コピーをしなければならない書類が多いため「何か使いやすい機種はないか」と探している人はいませんか？
この記事では、そんな人に知ってほしいコピー機の業務用機種について詳しく解説します。

コピー機の業務用機種の特徴とは？

コピー機の業務用機種の特徴を、家庭用との違いを含めてご紹介します。

項目	業務用	家庭用
機種の種類	・自立タイプ（コピー以外の機能もある大型の複合機のこと） ・卓上タイプ（机やテーブルに設置できるサイズが小さめなコピー機のこと）	複合機（インクジェット）複合機（レーザー）
寸法	◾️自立タイプ ・横幅：600㎜～700㎜ ・奥行：650㎜～800㎜ ・高さ：900㎜～1200㎜ ◾️卓上タイプ ・横幅：400㎜～500㎜ ・奥行：370㎜～600㎜ ・高さ：300㎜～460㎜	◾️複合機（インクジェット） ・横幅：400㎜～450㎜ ・奥行：300㎜～400㎜ ・高さ：150㎜～200㎜ ◾️複合機（レーザー） ・横幅：400㎜～450㎜ ・奥行：350㎜～450㎜ ・高さ：250㎜～400㎜
重さ	・自立タイプ：50kg～100kg ・卓上タイプ：20kg～40kg	・複合機（インクジェット）：5kg～10kg ・複合機（レーザー）：10kg～20kg
寿命	・法定耐用年数：5年 ・印刷枚数：300万枚程度	・法定耐用年数：5年 ・印刷枚数：2万枚～5万枚程度
導入方法	リース購入レンタル	リース購入レンタル

法定耐用年数とは税法で使われる言葉で、コピー機も含まれる固定資産の試算価値が帳簿上から消滅するまでの期間を指します。そのため、新品のコピー機を導入してから何年間使えるのかを示す目安の期間とされます。

業務用と家庭用を比較するとさまざまな違いがあるので、誤って自分の事務所のニーズに合わない機種を導入してしまわないよう注意しましょう。

業務用コピー機の使い方

業務用コピー機の使い方を、士業事務所でよく導入されているブラザーの「MFC-L6820DW」を例としてご紹介します。

コピーの方法

画像出典：brother オンラインユーザーズガイド「MFC‑L5710DW / MFC‑L6820DW」

MFC-L6820DWでコピーをする手順は次の通りです。

1. 用紙トレイに正しいサイズの用紙がセットされているか確認する
2. 自動原稿送り装置（ADF）に原稿を上向きに設置する（または原稿台ガラスに原稿を下向きに設置する）
3. 「コピー」を押し画面上で必要な部数を選択する
4. 「設定変更（＊）」を押すと両面印刷の設定ができるので必要な場合は設定する
5. 完了したら「OK」を押し「スタート」を押す

原稿をADFに設置する時と原稿台ガラスに設置する時では、原稿の向きが異なることに注意が必要です。

コピー画像の拡大と縮小

コピー画像の拡大や縮小をする場合、通常のコピーをする際の「手順3」までは同じ流れで進めますが、それ以降の手順は次の通りです。

1. 「設定変更（＊）」を押して拡大か縮小を選ぶ
2. 拡大率または縮小率を設定する
3. 設定が完了したら「OK」を押し「スタート」を押す

コピーをする時より少し手順が増えますが、必要な設定を順番に選ぶのは変わらないので最初は手順を確認しながらやってみましょう。

レイアウトコピー機能を使ってN in 1コピーをする

画像出典：brother オンラインユーザーズガイド「MFC‑L5710DW / MFC‑L6820DW」

N in 1コピーとは、2枚または4枚の原稿を1枚の用紙に並べてコピーする方法です。

いくつかの原稿を1枚の用紙にまとめられるので、用紙の節約になります。

N in 1コピーをする場合も、通常のコピーをする時の「手順3」までは同じく進めますが、それ以降の手順は以下の通りです。

1. 「設定変更（＊）」を押した後「レイアウトコピー」を選択する
2. 上または下にフリックするか、▼または▲を押してオプションを表示させ、使用したいオプションを上記の画像の4つの中から選ぶ
3. 設定が完了したら「OK」を押し「スタート」を押す

なるべく紙を節約したい場合、N in 1コピーの方法を覚えておくとよいでしょう。

印刷ジョブをコピージョブで中断する

印刷をしている場合でも、急にコピーが必要になった場合は割り込んで先にコピーできます。

手順は次の通りです。

1. 原稿をセットする
2. 「コピー」を押す
3. 部数を設定する
4. 「割り込み」を押す
5. 「スタート」を押す
6. コピー後再度「割り込み」を押して印刷を再開する

優先順位の高い作業の場合、この機能が役に立つでしょう。

IDカードをコピーする

画像出典：brother オンラインユーザーズガイド「MFC‑L5710DW / MFC‑L6820DW」

IDカードや身分証明書をコピーするのは法律が認めた範囲で行いましょう。

手順は次の通りです。

1. 読み取りたい面を下にして、原稿台ガラスに上端および左端が4.0mm以上になるようにして置く
2. 「コピー」を押す
3. 画面の「>」を押し「2in1(ID)」を選択する
4. 部数を設定する
5. スタートを押す
6. 裏返す
7. 「全て消去」を押してから裏面もコピーする

データをコピー機内に残さないようにするのが大切です。

コピーオプション

MFC-L6820DWには例として、次のようなオプション機能があります。

• コピーの画質設定
• コピー濃度設定
• コントラスト設定
• 傾き補正

それぞれ事務所で必要な場合は活用してみましょう。

参考：brother オンラインユーザーズガイド「MFC‑L5710DW / MFC‑L6820DW」

コピー機の業務用を導入するのにかかる費用

コピー機の業務用を導入するのにかかる費用は、どのくらいが目安となるのでしょうか。

新品機器の購入・中古で購入した場合・リースの場合・レンタルの場合のそれぞれの価格相場をご紹介します。

新品の購入価格

大手通販サイトのAmazonで「複合機　業務用」と検索すると、2024年10月現在639件が出品されており、価格は15,000円～10万円程度となっています。

複合機の場合、カラーとモノクロの違い、またプリンターやスキャナなど他の機能がどのくらいついているかによって価格に幅が出てきます。そのため新品で購入するなら、自社で使いたい機能だけを備えた機種を選ぶことで、その分の費用の節約が可能です。

株式会社ビリーブでは、例えば業務用コピー機の使い方の項目でご紹介したブラザーのMFC-L6820DWは約7万円で購入できます。

MFC-L6820DWにはプリンター、コピー、スキャン、FAX、PCFAXの機能がついていて、本体製品寿命7年または約60万ページの高耐久機種でもあるので士業事務所にはぴったりです。

興味のある方は次のページもご覧ください。

取扱製品｜株式会社believe（ビリーブ）

中古の購入価格

大手オークションサイトのYahoo!オークションで、「複合機　業務用」と検索すると、2024年10月現在63件が出品されており、価格は3,500円～25万円以上とかなりの幅があります。

これは動作確認の有無や、今まで印刷した枚数など機種によって状態が大きく異なるためだと言えるでしょう。

士業事務所の場合、そもそもコピーをする枚数が多いので、中古でもジャンク品に近いような機種を購入するのはおすすめできません。価格が安いからと状態があまりよくない機種を選んでしまうと、すぐに傷んで壊れてしまう可能性があるので注意しましょう。

リース価格

コピー機の業務用をリースする場合、月額費用は5,000円～20,000円程度が相場です。

価格が高くなるほど機能やオプション、保守サービスの内容がグレードアップしていきます。そのため機種の機能だけではなく、付随するサービスについても契約前に比較・検討するのが望ましいです。

リース契約は長期の契約が前提です。自分の事務所の使い勝手に合わない機種を選んでしまうと、コストパフォーマンスが悪くなるため慎重に選ぶことをおすすめします。

レンタル価格

業務用コピー機をレンタルする場合、月額費用は8,000円～20,000円程度デス。

価格が高くなるほど機能やオプション、保守サービスの内容がグレードアップするのはリース契約と同じです。しかし、レンタル契約は短期契約を前提としているため、長期の契約をする場合は料金が安くなるプランが用意されているケースがあります。

リース契約や購入した場合と比較して、コストパフォーマンスが良いかどうかを検討してみるのがよいでしょう。

また、レンタル契約は短い期間だと2日～3日の契約も可能です。購入前に、使ってみたい機種のお試し利用もおすすめです。

コピー機の業務用機種のおすすめは？

コピー機の業務用機種で士業事務所におすすめなのはブラザーのMFC-L6820DWです。

前の項目でご紹介したように操作がシンプルで、本体製品寿命7年または約60万ページの高耐久機種でもあるためです。また約25,000ページ印刷可能な超・大容量トナーのTN71JXLを使用すれば、トナー交換の手間を軽減し、約1.7円/枚の低ランニングコストを実現できます。

士業事務所ならではのコピー機の使い方に合った機種なので、詳細を知りたい方は次のページもご覧ください。

共通機能 – 特長 | MFC-L6820DW | レーザープリンター・複合機 | ブラザー

コピー機の業務用機種の導入にお悩みの士業事務所様は株式会社ビリーブにご相談ください

コピー機の業務用機種の導入にお悩みの士業事務所様は、株式会社ビリーブにご相談ください。

株式会社ビリーブは「印字環境の最適化が企業成長をサポートする」をコンセプトに、士業事務所の皆様が抱える印字環境の課題を、業歴25年以上の経験・スキル・ノウハウを持つスペシャリストとして解決します。

「自社に合ったコピー機の選定方法や導入方法が分からない」などの導入前のご相談もお受けしております。新しいコピー機の導入をお考えの士業事務所様は、次のページもご覧ください。

取扱製品｜株式会社believe（ビリーブ）

まとめ

コピー機の業務用機種は、家庭用と異なり寸法、重さなどが大きいです。その分、機能も多岐にわたるのが特徴的と言えるでしょう。
この記事も参考にして、ぜひ自分の事務所に合ったコピー機を導入してみてください。